Algumas vantagens na organização e digitalização do Acervo:

- Agilidade na localização dos documentos

- Aumento da segurança no armazenamento e na 

   disponibilização para determinadas áreas / usuários

- Facilidade de compartilhar documentos entre os funcionários

- Melhor utilização do espaço físico

- Redução de custos com impressão e armazenamento

A INTERATIVA tem grande experiência com Arquivos e Acervos de empresas privadas e públicas, dos mais variados tipos: documental, bibliográfico, histórico, artístico, fotográfico, museográfico, científico e etc.

Alguns dos serviços que realizamos: Inventário preliminar, Higienização, Catalogação, Classificação, Digitalização de documentos e fotografias, Conversão de materiais audiovisuais para digital, Registro fotográfico de objetos tridimensionais, Disponibilização em Sistema Digital e Descarte de documentos.

Utilizamos os métodos mais modernos de trabalho, de arquivamento e adequadas ao trabalho a ser realizado. Atuamos em parceria com o cliente e nos adequamos às necessidades de cada cliente.

Atendemos as Áreas:
 

Administrativa

Contábil

Departamento Pessoal

Recursos Humanos

Engenharia

Financeira

Fiscal

Jurídica

Medicina e Segurança do Trabalho

Saúde (Prontuários de paciente)

E demais áreas da empresa / instituição

Descrição dos serviços oferecidos:

• Inventário preliminar

Se sua empresa tem um local em que armazena documentos e caixas, mas não tem ideia do que há nele, nós fazemos o inventário inicial, verificando a documentação, verificando a  quantidade de caixas e estimando a quantidade de documentos para  ter um primeiro levantamento e possamos fazer um planejamento para tratamento desse acervo.

• Higienização (superficial)

Nossa equipe está qualificada para realizar higienização superficial do local da guarda das caixas, dos documentos que serão manuseados e que podem ter pequenas sujeiras, poeira e outra sujidades que impeçam uma correta guarda e uso dos mesmos.

• Catalogação

Realizamos a catalogação do acervo, descrevendo as características dos documentos, de tal modo que o mesmo possa ser localizado após ser arquivado guarda física ou digital (em sistema eletrônico) para consulta e utilização posterior.

• Classificação

Após catalogarmos e conhecermos os documentos que formam o acervo, elaboramos a classificação dos documentos, organizando-os em diferentes categorias, de acordo com suas características, como: gênero, espécie, tipologia, assunto, forma e formato. 

• Organização física / digital do acervo

Após passar pelas etapas anteriores (inventário, higienização, catalogação e classificação), pode-se realizar a organização do acervo, como mudança de pastas / caixas, etiquetagem, modificação ou mudança da localização do acervo. O mesmo pode ser aplicado ao acervo digital.

• Digitalização

Verificamos o que precisa e ser digitalizado de acordo com as necessidades da empresa cliente e para atender as leis e normas vigentes no país.

Os documentos passam por um processo no qual são preparados (retirada de clips, grampos, presilhas, elásticos e etc) para posteriormente ser utilizado o scanner mais adequado a cada tipo de documento, Passando por um processo de controle de qualidade, atestando se o que estava no documento físico (analógico) está digitalizado. 

Efetuamos a digitalização dos documentos dentro das instalações do cliente ou caso necessário podemos efetuar o trabalho em nosso escritório.  

•  Disponibilização em Sistema

Todos os documentos digitalizados após passarem por todos os processos anteriores são disponibilizados em sistema de GED (Gestão Eletrônica de Documentos), para guarda digital, consulta e utilização dos mesmos.  

Caso o cliente não possua um sistema de GED (Gestão Eletrônica de Documentos), a INTERATIVA pode assessorar na escolha e aquisição de um sistema que realize e atenda todas as necessidades do cliente.

• Descarte de documentos

Com exceção de documentos de caráter histórico (que devem ser guardados para o resto da vida), os demais documentos possuem um prazo de validade. Para isso, a empresa deve ter uma Tabela de Temporalidade Documental (TTD) que segue normas criadas pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos). A TTD irá identificar cada tipo documento que integra o acervo. Cada área e setor da empresa deve ter sua TTD.

A TTD deverá conter o prazo de vida, frequencia de uso, prazo de guarda e destinação de cada tipo de documento, passando por cada fase de vida do mesmo como arquivo:

• corrente: documentos vigentes e usados no dia a dia;
• intermediário: documentos cuja vigência já está encerrada; não são muito consultados e
         esperam seu destino final, que pode ser a guarda permanente ou eliminação e;
• permanente: documentos que mesmo fora da vigência, apresentam valor de natureza
         probatória, informativa, histórica e/ou cultural; 
   

• Atendimento às demandas correntes do cliente

Ao mesmo tempo, em que trabalhos com o acervo intermediário e permanente (armazenados no arquivo) da empresa, também podemos disponibilizar equipe especializada em cada setor da empresa (na quantidade que for necessária) para ir trabalhando os documentos correntes e que estão em circulação na empresa, para passarem por todos os processos conforme vão sendo utilizados.

A mesma equipe pode auxiliar na busca e localização dos documentos para os funcionários do cliente, deixando que os mesmos realizem e tenham mais tempo e dedicação em suas funções.   

• Gestão da guarda remota dos documentos

           
Nossa empresa está totalmente habilitada para gerir a guarda do acervo do cliente. Caso o cliente já possua um espaço de guarda podemos nos responsabilizar pela gestão do mesmo, controlando os documentos que entram e saem do arquivo e que são utilizados pelos funcionários.

Caso, o cliente não possua uma empresa de guarda externa do documentos, podemos auxiliar na escolha da empresa, bem como a INTERATIVA pode realizar a gestão da mesma.